Czat dla klientów, czyli jak poprawić jakość obsługi

0
33
Czat dla klientów, czyli jak poprawić jakość obsługi

Podstawą każdego biznesu jest odpowiadanie na potrzeby naszych klientów. Podczas, gdy ilość informacji w Internecie może przyprawić o zawrót głowy, czat dla klientów może się okazać idealnym rozwiązaniem dla naszej firmy. Wprowadzając tę formę komunikacji, możemy zapewnić osobom zainteresowanym naszymi produktami szybką i profesjonalną obsługę.

Czym jest czat dla klientów?

Czat dla klientów pozwala nam na rozwiązywanie wszystkich problemów naszych klientów i zapobieganie rezygnacji z zakupu. Jest to bardzo wygodna i łatwa w życiu forma komunikacji. Zapewnia ona natychmiastowy dostęp do pomocy, a czas oczekiwania na odpowiedź jest bardzo krótki. Klienci podczas czekania na rozwiązanie ich problemu mogą równocześnie wykonywać inne zadania, w niczym ich ta internetowa rozmowa nie ogranicza.

Dzięki temu narzędziu możemy podsyłać naszym klientom linki do artykułów, czy obszerniejszych instrukcji. Konsekwencją jest zaoszczędzenie zarówno naszego czasu, jak i czasu naszych użytkowników.

Jak poprawić jakość naszych usług za pomocą czatu?

1. Udzielajmy szybkich odpowiedzi

Nasi klienci nie powinni czekać na naszą odpowiedź. Jest to bowiem najbardziej frustrująca część czatu. Aby zapewnić im komfort, powinniśmy rozpoczynać czat zaraz po otrzymaniu wiadomości. Średni czas oczekiwania na czacie nie powinien być dłuższy niż 20 sekund.

2. Skupmy się na kontakcie z klientem

Kiedy dostajemy wiadomość, musimy zapomnieć o wszystkich zmartwieniach, czy rzeczach, o których myśleliśmy. Przestańmy rozmawiać z naszymi współpracownikami i dajmu klientowi pełną uwagę.

3. Powitajmy swojego klienta

Pierwszą rzeczą jaką powinniśmy zrobić przy rozpoczęciu czatu to uprzejme i profesjonalne powitanie. Pomocnym może być używanie gotowych powitań.

4. Dowiedzmy się o rozmówcy jak najwięcej

Powinniśmy w następnym kroku sprawdzić dane naszego rozmówcy. Powinniśmy dowiedzieć się jak najwięcej o nim. Dobrą praktyką jest szybkie sprawdzenie profilu i wyszukanie informacji.

5. Poinformujmy klienta, jeśli potrzebujemy więcej czasu na zgłębienie zagadnienia.

Nie zawsze będziemy mieli od razu gotowe rozwiązanie na każde skierowane do nas zapytanie. W tej sytuacji lepiej poświęcić czas na zgłębienie tematu i przygotowanie rozwiązania. Poinformujmy o tym naszego klienta.

6. Zaproponujmy szczegółowe rozwiązania

Powinniśmy szczegółowo przedstawić rozwiązanie, które obejmuje wszystkie aspekty koncepcyjne i techniczne. Dobrze byłoby wyjaśnić sposób, w jaki sposób dotarliśmy do rozwiązania problemu. Jeżeli można dojść do rozwiązania za pomocą kilku metod- podzielmy się wszystkimi.

7. Zakończmy czat na wysokim poziomie

Powinniśmy unikać nagłych pożegnań. Najlepiej zapytajmy, czy jest coś jeszcze, czego klient oczekuje. Warto podkreślić, że jesteśmy tutaj dla naszego klienta, jeżeli nadal będzie potrzebował dalszej pomocy. Zapytajmy też, czy klient jest zadowolony z rozwiązania problemu.